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2016-12-8

Mehr Sicherheit auf Geschäftsreisen: wie Sie Risiken minimieren können

Geschäftsreisen in ferne Destinationen gehören in vielen Unternehmen zum Berufsalltag. Die damit verbundenen Gefahren und das Thema Sicherheit rücken dabei verstärkt in den Mittelpunkt.

Aufgrund der zunehmenden Anzahl an Terroranschlägen sieht sich unsere Gesellschaft einer verstärkten Bedrohungslage ausgesetzt, was sich auch in aktuellen Umfragewerten widerspiegelt. So hat eine Studie vom Ipsos MORI Institut ergeben, dass mögliche Terrorattacken von 71 % der Befragten am meisten gefürchtet werden, gefolgt vom Zika-Virus (49 %) und zivilen Aufständen (46 %). Doch nicht nur Gewaltkriminalität und politische Unruhen beeinflussen das Travel Management und die Fürsorgepflicht von Unternehmen: Auch in politisch stabilen Ländern können medizinische Notfälle, Naturkatastrophen oder Streiks die Unterstützung der betroffenen Mitarbeiter erfordern.

Für Unternehmen ist daher ein professionelles Risikomanagement Pflicht, um Ängsten vorzubeugen, die Sicherheit der Reisenden zu erhöhen, aber auch um Folgekosten zu reduzieren. Diese Kosten können beispielsweise durch geplatzte Vertragsabschlüsse, Stornierungen, zusätzliche Übernachtungen oder Umbuchungen entstehen. Besonders bei Projekten in Krisengebieten müssen Sicherheitsaspekte unbedingt bedacht werden. Dies wird auch den Verantwortlichen immer bewusster: Beschäftigten sich im Jahr 2014 erst 74 % der deutschen Konzerne mit der Sicherheit ihrer Geschäftsreisenden, sind es aktuell 81 %. Dabei sind Hinweise zum Datenschutz auf Geschäftsreisen, Kommunikation mit Reisenden in Gefahrensituationen sowie Gesundheits- und Präventionsprogramme laut der aktuellen Geschäftsreiseanalyse des VDR die am häufigsten angebotenen Sicherheitsmaßnahmen von Unternehmen. Die Fürsorgepflichten werden stärker wahrgenommen, auch im Hinblick auf die Gesundheit der Mitarbeiter.

Unterstützung gibt es auch von Seiten großer Geschäftsreisebüroketten, die eine Vielzahl an Sicherheitsservices bereitstellen. Das Angebot umfasst die Vermittlung von Auslandsreiseversicherungen, das Bereitstellen von relevanten Informationen über das Zielland und reicht bis zum Traveller Tracking der Reisenden, der Lokalisierung via GPS-Ortung und der Notfallkommunikation mit den Reisenden über SMS oder E-Mail. Diese Leistungen werden meistens nach dem Baukastenprinzip angeboten, sodass Firmenkunden sich einzelne Sicherheitsmodule je nach ihren Anforderungen heraussuchen können.

Möchte man sich selbst um die Erhöhung der Reisesicherheit kümmern, so sollte man sich mit folgenden Punkten auseinandersetzen:

  1. Risikomanagement: Bestimmen Sie einen Verantwortlichen für die Reisesicherheit der Mitarbeiter und erstellen Sie einen klar definierten Risikomanagementplan.
  2. Frühzeitige Planung: Identifizieren Sie rechtzeitig mögliche Gefährdungspotenziale im Zielland und informieren Sie sich über zuverlässige Unterkünfte und Verkehrsmittel.
  3. Sensibilisierung: Klären Sie Ihre Mitarbeiter über mögliche Gefahren auf und geben Sie Anleitungen für richtiges Verhalten in kritischen Situationen.
  4. Notfallplan: Bereiten Sie sich gezielt auf mögliche Krisenfälle vor, um im Ernstfall koordiniert und schnell reagieren zu können. Die Aufrechterhaltung der Kommunikation und Organisation möglicher Unterstützung ist dabei ebenso wichtig wie die Einbindung der Angehörigen des Betroffenen.

Gegen Reisestörungen gibt es natürlich keine Versicherung, doch sollte eine professionelle Begleitung von Geschäftsreisen selbstverständlich sein. Vor allem aktuelle Informationen und Bewertungen der Risikofaktoren können die Basis für eine erfolgreiche Geschäftsreise, den Schutz der Mitarbeiter und die Aufrechterhaltung der Geschäftstätigkeit darstellen. 32 % der Entscheidungsträger haben im Jahr 2015 aufgrund solcher Risikobewertungen Geschäftsplanänderungen hervorgenommen und auch in Zukunft wird das Travel Management wohl zunehmend auf den erhöhten Sicherheitsbedarf ausgerichtet sein. Die kürzlich veröffentlichte Travel Risk Map 2017 von Control Risks und International SOS (verfügbar unter https://www.internationalsos.com/travelriskmap) stellt Verantwortlichen einen Überblick über Risiken in einzelnen Ländern zur Verfügung und unterstützt Unternehmen bei Maßnahmen zur Risikominderung. Die Risiken an einem Bestimmungsort zu kennen, und dann geeignete Vorkehrungen zu treffen, ist der beste Weg für ein Unternehmen, um seine Mitarbeiter zu schützen sowie das Unternehmenswachstum zu sichern. Auch Martin Bauer, Regional Security Manager für Deutschland und Österreich bei International SOS und Control Risks, sagt: „Die Geschehnisse in diesem Jahr haben dazu geführt, dass Reisen in bisher als sicher eingeschätzte Orte zunehmend als Herausforderung wahrgenommen werden. Maßnahmen, die zur Minderung dieser Risiken ergriffen werden, müssen angemessen sein und sich am tatsächlichen Risiko und nicht an der allgemeinen Wahrnehmung orientieren.“

Von professioneller Prävention bis hin zur richtigen Reaktion - Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter auf mögliche Gefahren vorbereiten und das Thema Sicherheit verstärkt in ihr Travel Management einbinden.

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